Recent Blog post
Archive for April 2017
Otomatisasi perkantoran
1.
Definisi Otomatisasi
perkantoran
Otomatisasi
perkantoran adalah semua system informasi formal dan informal terutama yang
berkaitan dengan komunikasi informasi kepada dan dari orang yang berbeda di
dalam maupun di luar perusahaan. Dengan kata lain otomatisasi perkantoran
merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan
proses pelaksanaan pekerjaan.
2.
Tujuan Otomatisasi Perkantoran
OA atau Office Automation bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja
melalui:
1. Meminimalkan/Penghindaran Biaya, Komputer tidak menggantikan pekerja
saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk
menangani beban kerja yang bertambah.
2. Pemecahan Masalah Kelompok, Otomatisasi kantor dapat memberikan
kemampuan antara manajer untuk saling melakukan komunikasi dengan lebih baik
selagi mereka memecahkan masalah.
3. Pelengkap Bukan Pengganti, OA tidak akan menggantikan semua komunikasi
interpersonal tradisional - percakapan tatap muka, percakapan telepon, peasn
tertulis pada memo, dan sejenisnya.
4. Penggabungan dan Penerapan Teknologi, misalnya antara telepon,komputer,
jaringan internet, satelit, dll.
5. Memperbarui Proses Pelaksanaan Pekerjaan di Kantor, Produk OA atau
office Automation memungkinkan para pekerja kantor ini memproses lebih banyak
dokumen secara lebih cepat dan lebih baik.
3.
Manfaat Otomatisasi Kantor
Otomatisasi
perkantoran merupakan kaitan berbagai komponen dalam menangani informasi; mulai
dari input hingga distribusi dengan memanfaatkan bantuan teknologi secara
optimal dan campur tangan manusia secara minimal. Dengan demikian akan membuat
informasi menjadi lebih mudah dan murah digunakan, dipindahkan, dan dirawat.
Pada akhirnya dapat meletakkan landasan yang kuat untuk integrasi informasi
sehinggga perusahaan mampu berkompetisi lebih baik
4.
Dampak Otomatisasi Perkantoran
1.
Dampak
terhadap Pekerja dan Pekerjaan
· Angkatan Kerja Wanita. Wanita
yang bekerja semakin meningkat, hal ini ditandai dengan banyaknya bidang
pekerjaan yang juga di geluti oleh kaum wanita. Perkembangan teknologi yang
canggih mengharuskan wanita juga mampu beradaptasi dengan komputer dan mampu
bersaing dengan laki-laki.
· Pekerja Profesional dan Teknis. Meningkatnya
permintaan barang dan jasa karena pertambahan penduduk akan membutuhkan pekerja
profesional dan pekerja teknis.
· Manajer dan Administrator. Perubahan
organisasi, penggunaan mesin dalam bidang perkantoran mengakibatkan perubahan
pada susunan manajer. Manajer terlatih semakin dibutuhkan untuk meningkatkan
kemampuan pegawai sehingga memaksimalkan pendapatan perusahaan.
· Pegawai Administrasi. Perubahan
kantor dari manual menuju otomatisasi mengakibatkan pegawai administrasi harus
menguasai berbagai Aplikasi komputer yang berhubungan dengan komputerisasi di
perkantoran.
2. Dampak terhadap Pendidikan dan
Pelatihan Pegawai
Perubahan terhadap truktur pekerjaan
menyebabkan permintaan terhadap pegawai yang terampil terus meningkat. Hal ini
karena peluan kerja untuk orang yang tidak memiliki keterampilan terus
berkurang. Pekerja dengan pendidikan tinggi yang terus bertambah memaksa mereka
bekerja sebagai pegawai administrasi. Selain itu lowongan pekerjaan hanya
diperuntukan bagi orang yang memiliki ijazah formal. Akibatnya peluang kerja
bagi nonsarjana berkurang dan terjadi pengangguran.
Adanya berbagai jenis pekerjaan
diperusahaan maka dibutuhkan pelatihan diberbagai tingkat pendidikan. Manajer
kantor dapat menetapkan standar bagi operasional kantor sehingga para pengajar
memahami klasifikasi pekerjaan yang dibutuhkan.
3. Dampak Terhadap Manajemen
Menengah
Dengan adanya otomatisasi, pekerjaan
manajemen menengah diprediksi menjadi berkurang. Namun hal ini tidak
sepernuhnya benar. Dengan meningkatnya aplikasi proses data elektronik,
kebutuhan terhadap manajer yang melakukan proses data meningkat.
Ada dua alasan mengapa pekerjaan
manajemen menengah tidak berkurang. Pertama, keputusan manajerial pada tingkat ini
terlalu jauh dari analisis mekanik, sebaliknya dengan adanya komputer manajer
membuat keputusan yang lebih baik. Kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi
membuat pekerjaan menjadi lebih cepat tidak berarti peralatan tersebut selalu
digunakan, maka peran manajer menengah dibutuhkan untuk menelaah penggunaan
peralatan yang benar-benar dibutuhkan.
4. Dampak Terhadap Operasi
Perusahaan
Adanya otomatisasi perkantoran
membuat banyak perusahaan mulai memusatkan operasional mereka menggunakan
sistem informasi komputer di seluruh pusat untuk mengumpulkan, mengolah dan
mengirim data ke seluruh dunia. Semua perkembangan yang terjadi akibat
otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru dalam struktur usaha dan konsep
manajemen.
Akibat kemanjuan teknologi manajemen
dapat berada dalam kendali satu atap. Sentralisasi proses informasi,
pembentukan sistem total, dan kemampuan memproyeksi tujuan, biaya dan anggaran
perusahaan secara akurat memerlukan pemahaman tentang fungsi manajerial yaitu
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengendalian.
Otomatisasi dalam kantor tidak akan
mengurangi kebutuhan terhadap pegawai. Mereka tidak lagi mengerjakan pekerjaan
rutin. Tetapi masih dibutuhkan untuk mengumpulkan data, menyiapkan input bagi
mesin, menjalankan mesin dan menerjemahkan output mesin.
Dapat disimpulkan dampat otomatisasi
perkantoran terhadap pekerjaan kantor merupakan sesuatu yang biasa, dapat
disamakan dengan pergantian tenaga kerja yang satu dengan lainnya.